Читаем Как провести собрание онлайн бесплатно

Права на перевод и печать получены по соглашению с издательством INSEP CONSULTING Editions, 18, bd Malesherbes, 75008, Paris, France. Все права защищены.

© INSEP CONSULTING Editions, 2004

© Претекст, авторизованный перевод, подготовка к изданию, 2007

Собрания могут стимулировать творческую мысль и энергию, координировать усилия сотрудников, повышать производительность команды. А бывает и наоборот: они не приносят никакой пользы, расхолаживают людей и повергают в уныние…

На встречи уходит время – дорогостоящий ресурс, поэтому собрания должны быть конструктивными, динамичными и иметь четкую цель.

Эта брошюра поможет вам избежать лишних собраний, а те, которые вы проведете, – сделать максимально короткими, насыщенными и эффективными.

Сколько «стоит» собрание? Затраченное время (на само собрание, на его подготовку, на дорогу), умноженное на среднюю почасовую оплату работника плюс накладные расходы.

Имейте в виду, что собрание может преследовать различные цели:

• проинформировать людей, получить от них информацию;

• обменяться мнениями, обсудить вопрос;

• подготовить предстоящие мероприятия;

• найти выход из ситуации;

• принять или утвердить решение;

• привлечь внимание или определить отношение к некой проблеме.

В каждом из перечисленных случаев нужно четко сформулировать искомый результат: «Разработка коммерческого плана», «Способы сокращения постоянных издержек на 15 %», «Оценка результатов первого этапа проекта с целью перехода ко второму этапу», «Средства поддержания ценовой политики компании» и т. д.

1. Брифинг, «летучка»: короткое собрание для сообщения предстоящих действий или оценки проведенных мероприятий.

2. Собрание проектной группы: анализ работы перед переходом на следующий этап, выявление трудностей.

3. Совещание руководящего состава: собрание, посвященное вопросам управления, разработке стратегии и ее воплощению, анализу результатов работы.

4. Собрание группы по развитию: анализ ситуации и разработка методов решения проблемы для внедрения усовершенствований.

5. Общее собрание подразделения: проводится периодически для обсуждения вопросов, касающихся всех сотрудников, – общие рабочие установки, задачи и результаты, организация труда, коллективные мероприятия и т. д.

6. Семинар: собрание, на котором можно расширить понимание проблемы или ситуации, наметить перспективы обучения, обозначить основные установки и направления профессионального роста.

1. Сформулируйте цель собрания и проконтролируйте, была ли она достигнута.

2. Разбейте встречу на части и в общих чертах наметьте их содержание, основную тему.

3. Заранее определите длительность проведения собрания (час-полтора) и время, отведенное на рассмотрение каждого пункта его повестки.

4. Предоставьте участникам встречи перечень материалов, с которыми нужно ознакомиться заранее и которые необходимо принести с собой.

5. Поручите подготовку собрания некоторым из его участников и сообщите об этом остальным.

6. Оповещая людей о собрании, уточняйте: «присутствие желательно» или «явка обязательна».

Каким должно быть объявление о собрании?

• Своевременным.

• Интересно сформулированным.

• Побуждающим к размышлению.

Объявление

Лично попросите нескольких участников собрания провести подготовительную работу. Обмен мнениями в неформальной обстановке подтолкнет к размышлению. Предварительное обсуждение сэкономит время собрания.

Набросайте план собрания. Выделите ключевые темы обсуждения.

Определите также основные формы работы: доклад, совместный анализ данных, обсуждение вопросов, формирование рабочих групп и т. д.

Подготовьте вспомогательные иллюстративные материалы, которые помогут обратить внимание аудитории на основные моменты изложения и облегчить их понимание. Но не слишком увлекайтесь, иначе это утомит участников собрания и сделает их пассивными наблюдателями.

С их помощью вы сможете:

• выбрать подходящую для всех участников дату встречи; предварительно оповестить их о цели и повестке дня собрания, предложить сотрудникам внести свои дополнения;

• обеспечить участников всей необходимой предварительной информацией: например, разослать по электронной почте документацию и указать источники для справок;

• предоставить выступающим возможность ознакомить всех участников с материалами, которые по их мнению необходимо рассмотреть заранее;

• предоставить возможность каждому участнику заблаговременно сформулировать вопросы для обсуждения;

• открыть общее обсуждение на электронном форуме.

Благодаря такой подготовке, собрания будут проводиться продуктивнее: вам больше не придется тратить время на передачу информации, которую можно заранее донести до всех другими, более оперативными способами.

Для экономии времени и средств введите в практику:

• собрания по телефону (при необходимости с использованием факса);

• телеконференции;

• общие обсуждения на электронном форуме.

Обратите внимание! Такие собрания требуют тщательной подготовки, строгого соблюдения регламента и умения лаконично выражать свои мысли.

1. В списке участников нет никого лишнего?

2. Те, чье присутствие необходимо, приглашены?

3. Собрание не окажется слишком многочисленным?

4. Всех оповестили заблаговременно?

5. Ваше объявление сможет заинтересовать сотрудников?

6. В нем ясно сформулирована цель встречи?

7. Вы организовали предварительный обмен мнениями по теме собрания?

8. Поручили кому-нибудь подготовительную работу?

9. Назначили ведущих отдельных частей собрания?

10. Позаботились об организационных и технических сторонах: заказали подходящее помещение, технические средства, оборудование?

1. Представьте участников друг другу, если они не знакомы.

2. Напомните всем о цели собрания.

3. Подчеркните важность стоящей перед вами задачи и необходимость участия всех присутствующих в ее решении.

4. Определите круг вопросов, вынесенных на обсуждение, и предложите план совместной работы.

5. Попросите участников высказать свое мнение о теме и предлагаемом плане собрания: вам нужно убедиться, что они со всем согласны. Учтите их предложения.

6. Расскажите, каким образом вы хотите организовать обсуждение, и что при этом потребуется от его участников.

7. Обозначьте временные рамки собрания и, если считаете необходимым, установите время для перерывов.

8. Назначьте секретаря собрания.

Встреча участников собрания очень важна для создания рабочей атмосферы. Поэтому обязательно представьте людей друг другу, если они не знакомы.

Для организации рабочей группы необходимо:

• дать людям возможность узнать друг друга, предоставить каждому право быть услышанным и понятым, представиться самому, сообщить, в чем вы видите смысл встречи, чего вы от нее ждете и т. д.;

• добиться, чтобы люди осознали общую цель, стремились к ее достижению и отчетливо представляли себе реальное положение дел.

Никакие совместные действия невозможны без доброй воли участников и активного вовлечения в них каждого.

Начало собрания не должно быть вялым и невыразительным. Нужно пробудить интерес у аудитории, привлечь ее внимание, предложить что-то новое и неожиданное.

Для этого существует много способов, выберите наиболее подходящий.

Вы можете:

• вывести на экран цитату или изображение, связанные с предметом обсуждения и дающие «пищу для ума»;

• показать на экране расчеты, отражающие ваши нынешние или планируемые результаты в сравнении с результатами конкурентов;

• рассказать поучительный случай из жизни, сославшись при этом на свидетельство одного из присутствующих;

• предложить блиц-опрос по обсуждаемой проблеме (по принципу «согласен/ не согласен»);

• предложить присутствующим разбиться на пары и подготовить 1–2 вопроса по теме.

Избегайте рутины, старайтесь каждый раз придумывать новый «зачин», особенно для о регулярных заседаний.

Идите к цели, не отклоняясь от курса.

Установите правила игры, сформируйте рабочую группу, следите за тем, чтобы никто не потерял нить разговора, время от времени обобщайте сказанное и т. д.

Вовлекайте в разговор всех присутствующих и активизируйте рабочую группу.

Создайте непринужденную обстановку, поощряйте дискуссию, следите за реакцией участников и учитывайте ее, чтобы избегать тем, на которых разговор начинает «пробуксовывать».

Вы ведь не всегда одинаково ведете машину? Все зависит от дороги и движения. Так и на собрании: вам приходится менять стиль поведения в зависимости от темы и цели встречи.

Задача ведущего – создать и активизировать рабочую группу, а не работать вместо нее. Однако он – часть команды и не может занимать нейтральную или неопределенную позицию. Ведущий – не судья, но и не простой игрок: он играет и судит одновременно.

1. Ведущий предоставляет слово для выступления и следит, чтобы никто никого не перебивал.

2. Побуждает присутствующих высказываться (особенно тех, кто склонен отмалчиваться), задает вопросы, наводящие на размышления.

3. Создает доверительную атмосферу, в которой каждый, не стесняясь, говорит то, что думает.

4. Сопоставляет различные позиции участников, вовлекая их в обсуждение, чтобы прояснить суть спора.

5. Своим вниманием и интересом к сказанному подает пример успешного взаимопонимания и сотрудничества.

6. Постоянно следит за тем, чтобы все хорошо понимали друг друга. Для этого дает свои формулировки сказанного.

7. Высказывает свои соображения для более глубокого обсуждения проблемы. При необходимости предлагает другие формы работы.

Иногда участники собрания не только не понимают друг друга, но и проявляют по отношению к другим равнодушие, соперничество, враждебность и т. д. Ведущий должен вовремя увидеть и устранить эти трения, чтобы добиться слаженной работы.

Для этого у него есть немало способов:

• придавать вес и значимость мнениям каждого участника, подхватывая и развивая его мысль;

• разрядить обстановку шуткой;

• прояснить мотивы того или иного выступления, причины разногласий;

• правильно представить выступающего;

• обратить внимание докладчика на реакцию окружающих;

• предложить посмотреть на ситуацию со стороны и обменяться мнениями по поводу стиля общения;

• показать собравшимся, что обсуждение зашло в тупик;

• или наоборот, вызвать у них чувство гордости за достигнутые результаты.

1. Лучше всего иметь две флип-чартерные доски, тогда одну из них можно использовать исключительно для записи выводов.

2. По мере необходимости вывешивайте на листах бумаги важную для усвоения информацию.

3. Напишите цель собрания на доске.

4. Запишите и поясните порядок предстоящей работы.

5. Отображайте на доске ход собрания, фиксируйте употребляемые термины.

6. Записывайте промежуточные выводы, пункты, по которым достигнуто согласие.

7. При этом не концентрируйтесь исключительно на доске, сохраняйте визуальный контакт со слушателями.

8. Пишите крупно, понятно.

9. По возможности, заранее подготовьте необходимые графики, рисунки или таблицу для классификации внесенных дополнений к повестке дня.

10. Предлагайте участникам самим активно использовать доску.

Если выступающий многословен, сделайте краткое резюме сказанного или предложите ему подвести итоги.

Подчеркните общую точку зрения, отметьте те аспекты, по которым достигнуто согласие.

Делайте промежуточные выводы по ходу обсуждения и убедитесь, что участники согласны с ними.

Резюмируйте противоположные точки зрения и найдите в каждой из них рациональное зерно. Совместно выработайте третью точку зрения, учитывающую обе конфликтующие позиции и предлагающую конструктивное решение.

Разногласия – хорошее топливо для дискуссий и коллективного обсуждения. Ведение собрания – это искусство обобщения противоположных точек зрения, позволяющее перейти от пустого декларирования к продуктивному анализу.

Иногда разные точки зрения оказываются непримиримыми. Укажите участникам собрания на очевидный вред такой позиции для работы собрания в целом и для каждого из присутствующих.

1. Начинайте и заканчивайте собрание в назначенное время, соблюдайте объявленные перерывы.

2. Контролируйте время сами или назначьте одного из присутствующих.

3. Не выходите за временные рамки, предусмотренные для каждой части собрания.

4. Напоминайте о поставленной цели, когда теряется нить обсуждения.

5. Не давайте воли болтунам, призывайте их к лаконичности.

6. Наглядно показывайте, насколько продвинулась работа за время собрания, и формулируйте задачи, которые еще предстоит решить.

1. Вам удалось создать благоприятную атмосферу для обмена мнениями?

2. Вы следили за регламентом? Все смогли высказаться? Все внимательно слушали?

3. Вы помогли развить и структурировать идеи, сделать выводы?

4. Вы использовали флип-чарты для обсуждения и формулировки выводов?

5. Вы обратили внимание на трения и избежали возможных конфликтов?

6. Вы разумно использовали время? Достигли ожидаемых результатов?