Читаем Вы стали менеджером онлайн бесплатно
Вы стали менеджером
«Шпаргалки для менеджеров» – это ваши «карманные консультанты» для решения самых разных задач и проблем деловой, да и повседневной жизни. Ничего лишнего, только самое главное! Вы стали менеджером! Что же теперь делать? Жиль Дюран предлагает программу действий на первые 6 месяцев. Вы узнаете, что такое функция менеджера, как управлять командой, как строить отношения с подчиненными и начальством, как трансформировать стратегические цели компании в задачи отдела и как ответить на шесть самых важных для каждого вашего подчиненного вопросов: «Зачем я все это делаю?»; «Чего от меня хотят?»; «Как это надо делать?»; «Кто мне поможет?»; «Хорошо ли я работаю?» и «Что я со всего этого буду иметь?»
Серия: Шпаргалки для менеджеров
Деловая литература© Pretext, 2005. Authorized translation into Russian.
© Insep Consulting Editions, 2003
Когда вы впервые становитесь менеджером, будь то благодаря продвижению на новую должность или при переходе на новое место работы, это всегда очень важный этап в вашей карьере.
Вас ожидают серьезные и разнообразные перемены, которые коснутся:
• вашего статуса (вы выходите на новый уровень отношений с компанией);
• сферы ответственности;
• навыков (вам придется не просто работать самому, а еще и организовать работу других людей).
Успех работы в новом качестве напрямую зависит от вашей подготовки, мотивации, желания… наконец, от ваших личных качеств.
Менеджмент – слово латинского происхождения, хотя и звучит по-английски. Его латинская основа означает «держать в руках, вести».
Менеджер – это человек, который должен добиться результата для клиента и своей компании, управляя персоналом и используя все средства, предоставленные в его распоряжение.
Менеджер несет ответственность за производительность своего подразделения, а главное – за эффективность выполнения стоящих перед ним задач.
Для этого ему приходится действовать одновременно в трех взаимосвязанных направлениях:
Вот в общих чертах функции менеджера. А вы отчетливо представляете себе, чем вы должны заниматься?
В сферу ответственности менеджера входит следующее:
• Удовлетворение потребностей клиента
• Организация и руководство работой подразделения
• Повышение производительности труда
Формирование менеджера проходит через три стадии: специалист в своей области, управленец, лидер.
Каждый руководитель по-своему развивает менеджерские качества, либо про ходя через все три стадии, либо останавливаясь на одной из них.
•
Мобилизовать каждого работника и сплотить всю команду для достижения общей цели: направлять людей, быть с ними в постоянном контакте, оценивать их достижения…
Организовать рабочий процесс, чтобы добиться намеченных показателей: распределять обязянности, делегировать полномочия, осуществлять контроль, своевременно вносить коррективы, осуществлять мониторинг.
Развивать профессиональную самостоятельность каждого работника и всей команды: формировать и активизировать команду, создавать атмосферу сотрудничества и взаимопомощи, правильно использовать имеющиеся профессиональные навыки подчиненных и стимулировать их развитие.
Отдел (или служба) представляет собой организационную единицу компании, предназначенную для выполнения определенных функций. В рамках отдела мобилизуются технические и человеческие ресурсы и осуществляется деятельность по созданию продукта или оказанию услуг.
Поставленные перед вами задачи относятся ко всей структуре, поэтому они предполагают также систему мониторинга рабочих процессов и их эффективности: отслеживание показателей производительности, составление отчетов о ходе работ, подготовку наглядной информации.
Примеры командных задач
В задачи нашей команды входит поиск новых клиентов и подготовка контрактов. Мы разрабатываем предложения для клиентов, сотрудничая с другими подразделениями нашей компании. Мы заключаем контракты и следим за их выполнением для того, чтобы удержать клиентов и соответствовать их запросам.
Задачей нашей команды является поставка оборудования и запчастей на промышленные предприятия. Мы должны выдерживать все показатели по качеству продукции, себестоимости, срокам и техническому обслуживанию и добиваться максимального снижения затрат для нашей компании.
Постановка задач должна быть четкой и ясной. Легче всего формулировать задачи, отвечая на следующие вопросы:
1. В чем смысл работы отдела: для чего он был создан, какую прибыль он должен принести?
2. С кем взаимодействует отдел в своей деятельности, то есть для кого и с кем он работает? Его место в структуре организации, его клиенты, партнеры?
3. В чем состоит основная деятельность отдела и каковы сопутствующие функции? Каких результатов от нас ожидают и какими средствами мы располагаем?
4. Каков механизм управления: система постановки задач и выделения средств, контроль и отчетность, учет клиентских отзывов и рекламаций, координация работы смежных звеньев?
5. Как работает система мониторинга: анализ показателей производительности, сравнительная оценка эффективности различных звеньев?
Деятельность отдела обычно определяется поставленными перед ним задачами и функциями работников. Но менеджер может подходить к делу и с точки зрения рабочих процессов.
Рабочий процесс – это согласованная деятельность сотрудников, использующих определенные средства и методы для достижения результата. Рабочий процесс обычно протекает на стыке разных специальностей.
Примеры рабочих процессов:
Какова роль менеджера в организации рабочих процессов?
Он должен обеспечить:
• унификацию,
• урегулирование кризисных ситуаций,
• усовершенствование и введение инноваций.
Основное предназначение производительности состоит в том, чтобы достичь намеченной цели в соответствии с общей стратегией компании. Чтобы оценить уровень производительности, необходимо сравнить поставленную задачу с достигнутым результатом.
Главным критерием оценки производительности считается прибыль, то есть рыночная стоимость продуктов и услуг, уменьшенная на сумму средств, затраченных на их производство.
Разумеется, производительность – это прежде всего экономическая категория. Но ее можно оценивать еще и с точки зрения соответствия качества продуктов или услуг запросам клиентов, а также трудоемкости, рациональной организации рабочих процессов, бережного отношения к окружающей среде.
Показатели – это всевозможные данные, отражающие положение вещей. Их необходимо внимательно отслеживать. Сами по себе, взятые по отдельности, они могут ни о чем не говорить. Искусство менеджера состоит в том, чтобы на их основе дать оценку ситуации, принять решение и привести его в действие.
Функция менеджера состоит в том, чтобы вывести каждого работника и всю команду на заданный уровень производительности.
А как обстоит дело в вашем подразделении?
1. Вашим сотрудникам ясно, что от них требуется, они хорошо понимают, зачем все это делается?
2. Есть ли у них не только возможности, но еще и желание заниматься этой работой?
3. Они ее выполняют в сотрудничестве с остальными членами команды и другими подразделениями?
4. Они получают обратную связь о результатах своей работы?
5. У них есть возможность внести свои предложения, чтобы закрепить или улучшить достигнутый результат?
Когда вы берете в управление отдел, присмотритесь повнимательнее к каждому из своих подчиненных и всему коллективу, чтобы понять, как идут дела.
Очень полезно поговорить с каждым индивидуально.
1. В чем состоят служебные обязанности? Должность? Полномочия?
2. Нравится ли выбранная специальность? Кем работали раньше?
3. Какие имеются профессиональные навыки? Какие есть «таланты»?
4. Насколько заинтересованы в своей работе и успехах компании?
Как помочь людям осознать смысл своей работы, как их мотивировать?
Есть шесть способов решить волнующие каждого человека вопросы:
1. Ясная цель – Зачем мы это делаем? К чему все это?
2. Четко поставленные задачи – Чего от меня хотят?
3. Профессиональная подготовка и развитие – А как это делается?
4. Поддержка – Кто мне поможет в непредвиденной ситуации?
5. Обратная связь – Хорошо ли я работаю?
6. Вознаграждение и поощрения – А что я с этого буду иметь?
Компетенция – это сумма знаний, опыта, умений и навыков, которыми располагает работник.
Работник может иметь:
• техническую, узко специальную подготовку;
• управленческие навыки: планирование, проведение собраний, руководство проектами, распределение обязанностей;
• поведенческие навыки: умение ориентироваться в сложных ситуациях, налаживать отношения.
Уровень мотивации и степень удовлетворенности человека могут быть обусловлены выполняемой им повседневной работой.
Однако заинтересованность персонала в работе зависит и от других факторов, таких, как, например, перспективы карьерного роста, климат в коллективе, взаимоотношения с менеджером.
Конечно, нужно и важно обсуждать с людьми, насколько они довольны своей работой, но надо еще и уметь наблюдать за ними в процессе работы и общения с коллегами, потому что мотивация проявляется прежде всего в действиях.
Сотрудники вашего отдела – это и в самом деле настоящая команда?
1. Стремятся ли они к достижению общей цели?
2. Есть ли у них заинтересованность в выполнении поставленных задач и ответственность за результат?
3. Правильно ли распределены функции и обязанности; владеют ли работники смежными специальностями и могут ли они подменять друг друга?
4. Действительно ли они работают сообща: соблюдаются ли принципы сотрудничества, действует ли внутренний кодекс поведения, сложились ли традиции солидарности и взаимопомощи?
5. Признается ли авторитет менеджера, который координирует их усилия?
Команда, как и человек, растет, развивается и достигает определенной зрелости.
Максимально используйте средства наглядной информации, чтобы отображать все важные моменты жизни коллектива!
Информационная поддержка:
• функции подразделения
• организационная структура
• рабочие процессы
• задачи и показатели
