Читаем Пирамида эффективности: от разрозненных техник к цельной системе онлайн бесплатно

Tamara Myles

The Secret to Peak Productivity

A Simple Guide to Reaching Your Personal Best

Издано с разрешения AMACOM, a division of the American Management Association, International

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

Чем профессиональные организаторы[1] или консультанты по эффективности отличаются от людей, которые делают уборку у вас дома или в офисе? Профессиональный организатор передает вам свои навыки и знания, а не просто наводит порядок. Конечно, можно получить пару дельных советов от человека, убирающего у вас, но это не входит в круг его обязанностей и он вряд ли захочет делиться своими секретами. В каждом случае профессиональный организатор стремится обучить клиента принципам систематизации, донести суть процесса и вооружить навыками, необходимыми для эффективной организации любого дела. Обучение всегда приоритетно, а задача консультанта в том, чтобы вы достигли успеха. А это возможно только тогда, когда вам объяснят принципы системы и помогут по-своему организовать свое пространство.

Одна из моих первых клиентов, Синди, позвонила мне со словами: «Мой офис – настоящая катастрофа. Мне нужно, чтобы ты пришла и помогла мне как-то все организовать. Все настолько запущено, что каждый день я сижу там почти до полуночи. Я пытаюсь справиться со всеми делами за день, но гора бумаг не уменьшается. Мне нужно взять ситуацию под контроль, и думаю, все наладится, если только мне удастся разобрать этот бумажный завал». Когда я приехала к Синди, то увидела маленькую спальню, которую она переоборудовала под офис. В комнате стоял стол с компьютером, телефоном и лотком для входящей корреспонденции. Над столом висели полки, а у стены располагался шкаф для канцелярии. Двери гардеробной были сняты. Куда ни глянь, везде лежали кипы бумаги. Они были на столе, на шкафу, на полках, на полу, ими была забита гардеробная.

Мы принялись за работу, и в течение первых же тридцати минут мне стало ясно, что проблема Синди заключалась не только в бумагах. Она испытывала затруднения в таких вопросах, как планирование и организация времени. Бумаги оказались лишь внешним проявлением, симптомом гораздо более серьезной проблемы, но именно они вызывали ее беспокойство. Чаще всего люди обращаются ко мне, потому что думают, что им нужна помощь, чтобы организовать рабочее пространство, разложить по полочкам бумаги, книги и все остальное в их офисе. Обычно они не видят картины целиком, потому что сосредоточены на симптомах, которые и заставляют их звонить мне. Физический дискомфорт доходит до той точки, когда начинает вызывать настоящий стресс. Именно поэтому Синди и обратилась ко мне.

Я постаралась тактично поделиться с ней своими наблюдениями: «Знаешь, очень часто обилие бумаг – признак других, более серьезных проблем». Мы начали анализировать ее календарь и систему планирования дел и контроля над их выполнением. Вокруг телефона, насколько хватало места, все было обклеено стикерами с пометками или листами бумаги, прикрепленными к стене скотчем или канцелярскими кнопками. Отсутствовала система работы с телефонными звонками. Если требовалось кому-то перезвонить, она прикрепляла такую записку-напоминание на экран компьютера, на стол или телефонную трубку. Бумаги, включая важные документы, терять которые нельзя было ни в коем случае, просто лежали везде стопками. Мы начали с того, что навели порядок в комнате.

В 90 % случаев люди впервые обращаются ко мне за помощью, поскольку не могут справиться с царящим вокруг хаосом. Одни просто счастливы, если кто-то может навести порядок в их офисе, разложить по местам документы, сделать рабочее пространство аккуратным и чистым. Другие хотят найти долгосрочное решение, которое позволило бы систематизировать входящую корреспонденцию, документацию и другие бумаги. Иными словами, одним нужно только избавиться от симптомов, в то время как другие готовы приложить усилия, чтобы докопаться до сути проблемы и найти долгосрочные решения. При этом за годы работы профессиональным организатором одно мне стало ясно: редко кто готов перейти к решению других проблем (например, к электронному документообороту или тайм-менеджменту), пока не организовано физическое пространство для работы.

Я испытала настоящее потрясение, поняв, что различные стратегии для организации физического пространства, систематизации электронной документации и многого другого можно представить в виде непрерывного последовательного процесса. Мне показалось, что это настоящее открытие. Я поделилась своими размышлениями с мужем и попросила посоветовать, как в доступной форме объяснить этот процесс своим будущим клиентам. «Ты ведь слышала о пирамиде Маслоу, правда?» – спокойно осведомился он.

Если вы не изучали теорию менеджмента в бизнес-школе, не специализировались в университете на психологии, социологии или иной гуманитарной дисциплине, занимающейся поведением человека, скорее всего, вы только краем уха слышали об иерархической модели потребностей по Маслоу. Как и я, вы, вероятно, мало задумывались о том, как применять эту теорию на практике. В своей известной научной работе о мотивации, опубликованной в 1943 году, Абрахам Маслоу[2] писал о том, что существует иерархия потребностей и что человек не может испытывать потребности высокого уровня, пока нуждается в более примитивных вещах. Он выделил пять основных уровней, начиная с базовых потребностей.

1. Физиологические. Это первичные потребности человека, необходимые для его физического выживания, такие как потребность в воздухе, еде, воде, убежище, сексе и сне. Прежде чем у человека появится мотивация перейти на следующий уровень, он должен удовлетворить свои базовые потребности.

2. Безопасность. После того так удовлетворены физиологические потребности, для человека становятся важными безопасность, в том числе личная и финансовая, здоровье и благосостояние.

3. Любовь и принадлежность к определенной группе. На следующей ступени в иерархии потребностей, мотивирующих нас, находятся наши взаимоотношения и социальные связи: рабочие, семейные, принадлежность к какому-либо сообществу или группе.

4. Уважение. В числе потребностей этого уровня – как самоуважение, так и уважение со стороны окружающих.

5. Самоактуализация. Наивысший уровень, мотивирующий человека на максимальное раскрытие его потенциала.

Чаще всего иерархическая модель потребностей по Маслоу изображается в виде пирамиды, где базовые потребности занимают нижний уровень. На рис. 1.1 отражена взаимосвязь между потребностями разных уровней.

Рис. 1.1. Пирамида потребностей по Маслоу

Так, человек, не испытывающий любви или чувства принадлежности к чему-либо (уровень 3), не отличается самоуважением и не чувствует уважения окружающих (уровень 4). Вы не сможете научить человека уважать себя, пока не удовлетворены его потребности в любви и реализации социальных отношений на третьем уровне пирамиды. Человек должен пройти каждую ступень, начиная с уровня физиологических потребностей, прежде чем у него появится мотивация подняться на следующий уровень пирамиды.

В основе стратегии достижения максимальной эффективности лежит похожий принцип. Человеку необходимо, хотя бы в определенной мере, одолеть один уровень, прежде чем пытаться перейти к следующему. Это помогло мне создать структуру, отражающую пирамиду Маслоу, где я применила весь свой опыт, накопленный в ходе работы со многими клиентами и позволивший им повысить их продуктивность. Она называется Пирамидой эффективности (Peak Productivity Pyramid™).

Пирамида эффективности описывает взаимосвязи между пятью областями. Это комплексный подход к повышению продуктивности, когда человек начинает с базовых организационных систем и поднимается на каждый последующий уровень пирамиды, ставя перед собой новые цели и открывая новые возможности в жизни. Пирамида эффективности – уникальная и действенная система для любого, кто хочет стать продуктивнее, организовав свою жизнь так, чтобы выполнение повседневных задач работало на достижение долгосрочных целей.

Пять уровней Пирамиды эффективности, начиная с базового:

1. Организация физического пространства. Процесс начинается с упорядочения всей накопившейся документации, журналов, писем, блокнотов, книг. В деловой среде это базовая потребность, удовлетворение которой ведет к повышению эффективности.

2. Организация электронного документооборота. Необходимым условием успеха на следующем уровне является наличие технических систем для работы с информацией в режиме онлайн: различные способы коммуникации, хранения и обработки информации в электронном виде.

3. Тайм-менеджмент. Это наиболее востребованная потребность для повышения эффективности. Тайм-менеджмент включает в себя навыки управления деловыми задачами, списками дел, календарями и занятиями в течение рабочего дня.

4. Соответствие цели и действий. На этом уровне вы устанавливаете для себя долгосрочные цели – как профессиональные, так и личные, а затем выстраиваете все ваши повседневные задачи так, чтобы они приближали вас к этим целям.

5. Возможности. Подобно уровню самоактуализации в иерархии Маслоу, пятый уровень Пирамиды эффективности является кульминационной точкой после овладения предыдущими четырьмя уровнями. Уровень 5 – это не какой-то конкретный результат; скорее, постоянная проверка и процесс постановки цели на пути к реализации вашего потенциала.

Пирамида эффективности (рис. 1.2) показывает, как уровень за уровнем человек может повысить продуктивность. Несмотря на наличие пяти ступеней, система совсем не обязательно имеет линейный характер. Несмотря на темп современной жизни, обилие отвлекающих факторов и пересечение информационных потоков в реальном мире и онлайн, всегда найдутся способы повысить нашу продуктивность.

Рис. 1.2. Пирамида эффективности

Полезно время от времени проверять свои действия на каждой ступени даже после того, как вам удалось выйти на пик продуктивности. Очень легко вновь вернуться к старым привычкам, особенно когда увеличиваются объемы задач и ваша занятость. Важно следить, продолжаете ли вы пользоваться теми системами, которые для себя разработали. В некоторых случаях желание сделать шаг назад может быть целенаправленным: вы сможете оценить, продолжают ли внедренные системы отвечать вашим потребностям. В частности, с учетом развития технологий инструмент, исправно работавший в течение определенного времени, может устареть с выходом нового приложения или программы, которые лучше подходят для управления электронной информацией или экономят больше времени. Новые стратегии и возможности предлагают новые тактические приемы для повышения эффективности. По мере того как меняются ваши цели и действия для их достижения, вам могут понадобиться другие системы.

В большинстве случаев, когда я начинаю работать с клиентом, самые острые аспекты, нуждающиеся в коррекции, выявляются довольно быстро. Эти потребности и конечный результат бывают столь же разными, как и люди, которые вступают на путь повышения собственной эффективности. Не у всех этот путь бывает легким.

Изменение организации своего рабочего процесса для Синди оказалось задачей не из легких. Вскоре после начала нашего сотрудничества ее бизнес начал расширяться, и ей пришлось переехать из домашнего офиса в арендованное помещение в бизнес-центре. Еще до переезда она обратилась ко мне с просьбой помочь организовать новое рабочее пространство, чтобы оно отвечало потребностям растущего бизнеса.

Для начала мы тщательно продумали физическую систему хранения документов, максимально эффективно задействовав полки и шкафы, изменили принципы систематизации документов и ведения архива. Мы проанализировали электронный документооборот и внедрили системы, благодаря которым все бумажные документы стали доступны в электронной форме. Мы создали общий электронный календарь для всех ее сотрудников, а также разработали системы обучения нового персонала. Когда мы закончили, офис Синди представлял собой самую современную площадку для ведения бизнеса.

Тем не менее следующий звонок от Синди с просьбой о помощи не заставил себя ждать. Ее офис вновь погрузился в пучину хаоса, электронная почта и электронная система планирования находились в беспорядке, она не могла справиться с документацией. Я подумала, что выбранные системы не подходили для нее, однако анализ ситуации показал, что она просто была не готова к переменам. Отсюда следует важный вывод: пока вы не будете готовы к переменам и не захотите активно использовать те системы, которые вам предлагают внедрить, кипы бумаг в вашем офисе будут продолжать расти, а вы будете по-прежнему тонуть в потоке электронных писем и постоянно пропускать важные сроки. Если вы полностью не посвятите себя этому процессу, то рискуете так и не узнать, как эти изменения могут повысить вашу продуктивность и помочь достичь даже самых амбициозных целей.