Читаем Аттестация персонала – путь к взаимопониманию онлайн бесплатно

Права на перевод и печать получены, по соглашению с издательством INSEP CONSULTING Éditions, 18, bd Malesherbes, 75008, Paris, France. Все права защищены.

© Претекст, авторизованный перевод, подготовка к изданию, 2007

© INSEP CONSULTING Editions, 2004

Собеседование – это инструмент управления, выполняющий различные функции.

Прежде всего, он позволяет:

• развивать взаимопонимание в коллективе;

• направлять работу каждого сотрудника в русло общих целей предприятия.

Воплощает принцип индивидуального подхода к людям, что обеспечивает профессиональный рост сотрудников, повышает их квалификацию и мотивацию. Представляет собой важный источник информации, что позволяет наметить перспективу развития для каждого работника, будь то специализация, назначение на новую должность, перевод, повышение зарплаты, продвижение по службе и т. д.

Собеседование менеджера с сотрудником.

• Это плановое мероприятие по работе с персоналом.

• Оно вынесено за рамки повседневной работы.

• Проводится с определенной периодичностью (обычно раз в год).

Собеседование – хороший повод для обмена мнениями и дискуссии. Оно позволяет:

• обсудить текущую работу и перспективы развития сотрудника;

• достичь взаимопонимания.

Собеседование имеет четкие рамки.

• Оно назначается и готовится заранее.

• Его результаты фиксируются в письменном виде, а принятые решения подлежат контролю.

Собеседование выполняет три важные задачи.

• Выслушать человека, помочь ему, дать компетентный совет.

• Оценить работу, достижения, задачи и потенциал сотрудника.

• Наметить перспективу роста и выбрать верный путь профессионального развития работника.

Собеседование предоставляет сотруднику и менеджеру следующие возможности.

Сотруднику:

• высказать свое мнение о работе, организации труда в подразделении, взаимоотношениях в коллективе;

• поговорить с менеджером о возникших проблемах и совместно найти их решение;

• обсудить назревшие вопросы и внести свои предложения по усовершенствованию рабочего процесса;

• уточнить свои задачи, сферу ответственности, должностные обязанности и круг полномочий;

• определить порядок действий в рамках полученных полномочий;

• высказать пожелания, просьбы и планы на будущее.

Менеджеру:

• поближе узнать сотрудника;

• обменяться с ним мнениями, прийти к взаимопониманию, выработать общую позицию.

И руководителю, и подчиненному собеседование позволяет:

• подвести итоги проделанной работы, оценить уровень профессиональности сотрудника, соотнести полученные результаты с поставленными задачами;

• выявить степень соответствия работника занимаемой должности;

• проследить, как выполняются стоящие перед работником задачи;

• дать оценку квалификации и приобретенным навыкам работника;

• определить потенциал работника.

Собеседование-аттестация – самый подходящий случай поговорить о будущем.

• Определить, на чем сотруднику лучше сосредоточить свои усилия, сформулировать задачи, расширить рамки должностных обязанностей и сферу ответственности, предоставить новые полномочия.

• Совместно наметить перспективы профессионального роста работника:

– специализация, новое назначение, продвижение по службе;

– перемена места работы;

– повышение оклада;

– стажировка.

• Сообща решить, какая помощь требуется работнику для повышения квалификации.

1. Заранее к нему подготовитесь и выделите на него достаточно времени.

2. В самом начале беседы объясните, зачем оно нужно и какую пользу может принести вашему подчиненному.

3. Будете помнить основную цель: «Мы оцениваем результаты, чтобы двигаться вперед».

4. Правильно расставите акценты: будете говорить о фактах, не переходя на личности.

5. Будете внимательно слушать собеседника, не перебивая его.

6. Сумеете помочь сотруднику рассказать о своей работе и планах на будущее.

7. Сможете трезво оценить перспективы его роста.

8. Не увязнете в общих рассуждениях.

9. Будете заботиться, прежде всего, о будущем, а не анализировать прошлое.

10. Отметите не только недостатки работника, но и его достоинства.

11. Обретете уверенность в том, что вы друг друга поняли.

Первая аттестация может ограничиться задачами 1 и 2, в дальнейшем следует учитывать также задачи 3 и 4.

Аттестация помогает менеджеру:

• согласовывать работу каждого сотрудника с общими установками и целями предприятия;

• лучше узнавать своих подчиненных, добиваясь того, чтобы их работа была не только эффективной, но и приносила им удовлетворение;

• стимулировать персонал к достижению результата;

• указывать путь к выполнению задачи, определять возможности и условия;

• способствовать профессиональному развитию работников;

• устранять конфликты и налаживать взаимоотношения в коллективе;

• открывать перспективы карьерного роста работников;

• готовить материал для учета и анализа кадрового состава предприятия.

Аттестация помогает сотруднику:

• осмыслить свои функции, должностные обязанности и задачи[1];

• оценить свою профессиональную подготовку, понять, какие навыки он успешно применяет на практике, а какие нужно освоить

или усовершенствовать;

• строить и развивать отношения со своим непосредственным руководителем;

• обсудить с руководством свои планы на будущее;

• подготовиться к реализации этих планов.

Аттестация – это способ управления отдельными сотрудниками и персоналом в целом.

Аттестация:

• дает информацию о том, как менеджеры на местах оценивают профессиональную деятельность каждого работника. Эти сведения лежат в основе учета и анализа кадрового состава предприятия;

• помогает прогнозировать уровень производительности труда и облегчает его оценку;

• способствует продуманности решений в управлении персоналом (продвижение работников, их обучение, профессиональное развитие, перемещение, оплата труда и т. д.);

• обеспечивает если не полную объективность, то, по крайней мере, справедливость решений, касающихся заработной платы;

• вводит единые критерии оценки персонала на всем предприятии.

* Производительность труда – соотношение результатов и средств, затраченных на их достижение.

В течение года нужно регулярно встречаться с каждым сотрудником и подводить промежуточные итоги его работы.

Выделите время:

• на подготовку к собеседованию – 0,5 часа;

• на собеседование – 2 часа;

• на отчет о собеседовании (подготовку протокола, его рассылку и утверждение) – 0,5 часа.

Руководствуйтесь действующими в компании правилами:

• общими установками, инструкцией для менеджеров;

• едиными критериями оценки.

Используйте необходимую документацию:

• личный листок по учету кадров;

• отчет об итогах работы, документы, подтверждающие квалификацию, и послужной список.

Запаситесь бланками отчета об аттестации. В них должны быть отражены:

• должностные обязанности сотрудника, его индивидуальные задачи и полученные результаты;

• замечания о работе и профессиональные проблемы;

• уровень квалификации, потребность в ее повышении.

Позаботьтесь об организационной и технической сторонах:

• заранее договоритесь с сотрудником о дате, месте и продолжительности собеседования;

• напомните ему о вашей договоренности незадолго до назначенной даты;

• выберите спокойное место, где вас никто не потревожит.

Подберите все необходимые материалы:

• послужной список, самые важные факты из трудовой биографии;

• отчет о прошлогодней аттестации;

• перечень должностных обязанностей;

• отчеты о собеседованиях по промежуточным итогам работы за истекший год;

• заметки о наиболее значительных событиях в работе сотрудника за прошедший год (их учет должен вестись в течение всего года).

Продумайте свою позицию:

• решите, какие качества вам понадобятся в этом разговоре: умение выслушать, твердость, искренность и т. д.;

• будьте внимательны к формулировкам: очень важно, в какой форме вы выразите отказ или критическое замечание, чем мотивируете согласие, как поздравите с успехами.

1. Анкетные данные сотрудника: имя, фамилия, дата рождения, стаж работы на вашем предприятии, образование, резюме, послужной список и т. д.

2. Сведения о работе:

• должность;

• задачи и полученные результаты;

• основные события за прошедший период.

3. Первичный анализ:

• обнаруженные недостатки в работе, их вероятные причины;

• как эти недостатки и неудачи были восприняты самим сотрудником и его коллегами.

4. Перспективы:

• расширение сферы ответственности, новые полномочия;

• карьерный рост;

• повышение квалификации;

• постановка новых задач.

5. Вынесение оценки: общая оценка работы сотрудника, его соответствия занимаемой должности, достигнутых результатов. При необходимости особо отметить личные показатели.

6. Подведение итогов: подготовка общего заключения.

• Какие у сотрудника были успехи и неудачи? Какие у него трудности, в чем его основные достоинства?

• Какие перемены ожидаются в работе и задачах вашего подразделения? Как это коснется данного сотрудника?

• Готов ли он к более ответственной работе?

• Нужно ли ему повысить квалификацию:

– для более успешного выполнения своих служебных обязанностей;

– для расширения круга обязанностей или продвижения по службе?

• Как это повлияет на его работу?

• Какие задачи можно наметить на следующий год?

Первый шаг: вступление.

Второй шаг: подведение итогов работы за прошедший период.

Третий шаг: программа действий на следующий год.

Четвертый шаг: перспективы профессионального роста.

Пятый шаг: заключение.

От менеджера при этом требуется:

• приветливо встретить сотрудника, установить с ним контакт;

• обозначить временные рамки собеседования;

• определить предмет обсуждения;

• вкратце изложить план собеседования;

• проявить внимание и готовность к диалогу.

Совет!

Прежде чем переходить к сути дела, поинтересуйтесь, нет ли у сотрудника вопросов или замечаний.

Не следует:

• сразу же приступать к обсуждению работы сотрудника;

• начинать разговор без четкого плана.

Сотрудник должен:

• представить отчет о работе, основываясь на своих функциях, должностных обязанностях и поставленных перед ним задачах; в отчете следует отразить:

– вклад в достижение командных результатов, реализацию проектов;

– повышение личных показателей;

– развитие профессиональных навыков;

• проанализировать свои недостатки, объяснить их причины.

Менеджер должен:

• выслушать сотрудника, расспросить о деталях, обобщить информацию;

• дополнить его отчет имеющимися сведениями;

• ознакомить со своим анализом его работы.

Сотрудник и менеджер должны вместе:

• определить:

– сильные стороны и недостатки работника;

– меры для преодоления недостатков;

– пути повышения квалификации;

• оценить выполнение сотрудником своих должностных обязанностей, достигнутые им результаты и уровень его профессиональности.