Читаем Управленческий документооборот. От бумажного к электронному онлайн бесплатно

Рецензенты:

заведующий кафедрой информационных технологий в управлении Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации, доктор технических наук, профессор А.Н. Данчул;

директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, заведующий кафедрой автоматизированных систем документационного обеспечения управления Российского государственного гуманитарного университета, доктор исторических наук, профессор М.В. Ларин;

заведующий кафедрой истории российской государственности Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации, доктор исторических наук, профессор Р.Г. Пихоя;

директор Высшей школы управления Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации, кандидат экономических наук, доцент Н.Н. Полуденный

Успешное решение задач, стоящих перед любым учреждением, организацией или предприятием как в благоприятных условиях работы, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации, во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления в целом и, в частности, система информационного обеспечения.

Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами. Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. Вместе с тем новые информационные технологии – это не только дополнительные возможности, но и в определенной мере вызов, проверка готовности учреждения, организации или предприятия (далее будем пользоваться обобщенным понятием «организация») продуманно и эффективно применять эти технологии на практике.

За последние годы ситуация в этом плане в нашей стране заметно изменилась. Все большее число организаций стремится использовать элементы электронного документооборота в своей деятельности. Имеется достаточно представительный круг организаций и ведомств, являющихся лидерами в применении систем и технологий электронного документооборота.

Вместе с тем общий уровень применения технологий электронного документооборота остается явно недостаточным. По этой причине на данную проблему, имеющую комплексный характер, сейчас обращено внимание на самом высоком государственном уровне. Так, выступая на заседании Совета по развитию информационного общества 12 февраля 2009 г., Президент Российской Федерации Д.А. Медведев отметил значительное отставание России в решении задач «электронного правительства», сохранение устаревших форм внутреннего документооборота в органах государственной власти.[1] После этого заседания последовали меры по активизации применения электронных форм взаимодействия на межведомственном уровне, утвержден ряд регламентирующих документов, призванных способствовать продвижению электронного документооборота в органах государственной власти.

В числе факторов, сдерживающих применение систем и технологий электронного документооборота, обычно называют недостаточное развитие нормативной базы, экономические проблемы (поскольку внедрение новых технологий требует определенных финансовых затрат), а также психологические барьеры и недостаточный уровень компьютерной подготовки руководителей и специалистов, занятых в сфере управления. Однако проблема перехода к электронному документообороту в целом носит более сложный и масштабный характер, характеризуется недостаточной проработанностью ряда методологических и методических вопросов.

Сегодня уже становится очевидным, что требуется не простая замена бумажных документов на электронные, а реорганизация многих процессов работы. Электронные документы и электронный документооборот – это качественно новое системное явление. Поэтому необходима комплексная разработка этой проблематики и, соответственно, комплексный подход к внедрению и применению электронного документооборота.

При том, что проблемы электронного документооборота дискутируются уже давно (особенно активно с середины 1990-х гг.) и перспектива его масштабного применения стремительно приближается, в самом понятии «электронный документооборот» остается некоторая неопределенность.

Традиционная точка зрения документоведов и архивистов на документооборот фокусирует внимание на делопроизводственных процедурах, приеме-передаче документов, их движении в организации. По этой причине содержательная сторона электронного документооборота в значительной мере остается неразработанной.

Юристы рассматривают электронный документооборот как использование электронных документов в деловом обороте, в связи с чем внимание фокусируется на вопросах юридической значимости электронного документооборота и юридической силе электронных документов. При этом рамки электронного документооборота более широкие, чем обозначенные документоведами и архивистами, – это обращение документов не только внутри организации, но и за ее пределами, во взаимодействии с другими субъектами (где вопросы юридической силы документов особенно важны).

Специалисты по информационным технологиям во многом связывают документооборот со средствами и каналами доставки электронных документов, обменом электронными информационными сообщениями и созданием специализированных систем. В орбиту электронного документооборота сейчас входят различные средства: собственно системы электронного документооборота, электронные почтовые системы, Интранет, корпоративные порталы и другие корпоративные информационные ресурсы, а также Интернет и способы взаимодействия с территориально удаленными подразделениями и лицами.

Проблематика электронного документооборота стала также предметом внимания специалистов в сфере системного анализа, которые, как и специалисты по вычислительной технике, сходятся во мнении, что электронный документооборот представляет собой новое системное явление, не сводимое к задачам делопроизводства.

Свои профессиональные задачи в сфере документооборота видят также специалисты по информационной безопасности и защите информации, в том числе по технической защите передачи электронных документов по каналам связи и использованию криптографических средств.

Специалисты в области социально-экономического управления (как государственного и муниципального, так и менеджмента организаций) отводят коммуникациям роль связующих процессов в системе управления. Вместе с тем в большинстве современных учебных пособий по менеджменту проблематика документальной коммуникации обозначается как достаточно специфическая область без более детального ее рассмотрения.

Разработчики и поставщики программных продуктов, системные интеграторы и специалисты по управленческому консалтингу, как правило, реально оценивают сложность реализации проектов электронного управленческого документооборота. В их взаимодействии с практиками-управленцами в организациях накапливается опыт внедрения новых технологий. К сожалению, во многих случаях этот опыт остается в «базах знаний» самих организаций.

В предлагаемой книге впервые рассмотрены в их взаимосвязи следующие аспекты перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту в сфере управления:

документационный (документоведческий);

коммуникационный;

организационно-управленческий;

технологический.

Юридические аспекты электронного документооборота и вопросы информационной безопасности и защиты информации, являющиеся предметом многих специальных публикаций, в данной книге подробно не освещаются, а рассматриваются лишь в контексте комплексного анализа проблем перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.

Ряд методологических положений, связанных прежде всего с коммуникационными и организационно-управленческими аспектами, в том числе некоторыми аспектами оценки эффективности систем электронного документооборота, в данной книге сформулирован и обоснован впервые.

Книга подготовлена на основе обобщения практического опыта внедрения корпоративных систем электронного документооборота в российских организациях, знакомства с зарубежным опытом, а также практической деятельности и исследований автора в области деловых коммуникаций, информационного и инновационного менеджмента, документоведения и архивоведения.

Практически любая сфера человеческой жизни связана с созданием и использованием документов. В сфере социально-экономического управления документы играют исключительно важную роль, представляя собой специфический предмет и результат управленческого труда.

Для характеристики роли документов в процессе управления, структуры и состава современной управленческой документации воспользуемся упрощенной кибернетической моделью, которая в равной мере применима к любому предприятию, корпорации, государственному учреждению и т. п. Эта модель иллюстрирует взаимодействие субъекта и объекта управления (рис. 1). В качестве субъекта управления (управляющей подсистемы) выступают соответствующие органы управления и лица, принимающие решения. Объектом социально-экономического управления (управляемой подсистемой) являются отдельные работники и коллективы (структурные подразделения или организация в целом), деятельность которых должна быть направлена на достижение поставленных целей. Социально-экономическое управление является многоцелевым, поэтому цели могут касаться как материальных процессов, происходящих в организации (например, связанных с ее производственной и сбытовой деятельностью), так и развития организации в целом, в том числе социального. Содержанием процесса социально-экономического управления является использование и сочетание различных методов управления: организационно распорядительных (административных), экономических и социальных (в том числе социально-психологических). Управленческое воздействие на объект управления осуществляется в форме принятия и реализации управленческих решений. С точки зрения технологии процесс управления представляет собой множество управленческих решений, находящихся на разных стадиях подготовки, принятия и реализации. При этом используется самая разнообразная информация, в том числе в документальной форме. Принятие и реализация значительной части управленческих решении связано с изданием соответствующих документов.

Рис. 1. Взаимодействие субъекта и объекта управления

Документы выступают в качестве средства фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления, включая объект, субъект и их взаимодействие, внутреннюю и внешнюю среду организации. Процесс создания и оформления документов получил название «документирование». Фиксация информации может осуществляться на различных носителях. В современной управленческой деятельности применяются не только традиционные документы на бумажном носителе, но и на других носителях, в том числе электронные. При этом электронные документы могут быть представлены не только в форме текстов (т. е. подготовлены с использованием текстовых процессоров), к ним также относятся сообщения электронной почты, электронные таблицы, базы данных, графика, мультимедиа и др.

С функцией фиксации связана функция документа как средства накопления информации, которая реализуется при сохранении документов и содержащейся в них информации (как отдельных документов, так и их массивов).

В качестве средства коммуникации документы обеспечивают прямую и обратную связь между субъектом и объектом управления (обмен информацией в системе управления, между ее органами и звеньями).