Читаем Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию онлайн бесплатно

Права на издание получены по соглашению с Pearson Education Inc.

Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги.

Спустя пять лет после выхода первого издания «Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию» я с гордостью могу сказать, что книга глубоко затронула читателей и разошлась тиражом более ста тысяч экземпляров на двенадцати языках. Но с удивлением добавлю, что она не оказала существенного воздействия на сами презентации. Несмотря на множество благодарственных писем, несмотря на неиссякаемый поток желающих пройти курс «Эффективные презентации», легший в основу книги, я обнаружил, что большинство ведущих презентаций, прочитав данную книгу или окончив курс, на практике действуют вразрез с основными принципами, которым они учились.

Как можно предположить, в книге повествуется о приемах и методах классического искусства публичных выступлений, которым уделено примерно две трети общего содержания. Одна треть посвящена графическому оформлению презентаций, хоть этот аспект и не указан на обложке. И подобная диспропорция сделана умышленно.

Главенствующая роль рассказа – а это бдительное внимание к аудитории, четкая структура изложения, крепкие повествовательные взаимосвязи, убедительно подчеркнутая ценность излагаемого и даже специальные позитивные формулировки – объясняется тем, что наш живой язык гораздо важнее графики. Никакая аудитория не отреагирует положительно на презентацию, имеющую исключительно графический вид. Одной лишь демонстрации слайдов недостаточно, чтобы решения принимались, продукты продавались, сотрудничество устанавливалось, а проекты утверждались. Доказательством служат убедительные устные выступления, которые затрагивают умы и сердца людей: ежегодные послания президента, инаугурационные речи, проповеди, речи на вручении дипломов, программные доклады на съездах и конференциях и даже ободряющие напутствия. В них не используются слайды.

Таким образом, то, что говорит выступающий и как он говорит, важнее того, что он показывает . Именно по этой причине значительная часть этой книги посвящена тому, как именно рассказывать; о том, как выступать на публике, о языке жестов, о зрительном контакте, о голосе я написал отдельную книгу «Эффективный презентатор: техника, стиль и стратегия от ведущего бизнес-тренера Америки» (The Power Presenter: Technique, Style, and Strategy from America’s Top Speaking Coach).

Значит ли это, что я рекомендую всем выходящим на кафедру отказаться от сопровождающего речь визуального ряда? Вовсе нет. Microsoft PowerPoint стал программным средством, которому отдают предпочтение и в классах младшей школы, и в залах заседаний совета директоров, и я не отважусь оспаривать сложившуюся традицию. Графические средства выполняют несколько полезных функций: поясняют основную информацию, подкрепляют важные мысли, обеспечивают подсказки выступающему, так что, пожалуйста, не отвергайте в своей работе этот действенный инструмент.

Единственное, чего я прошу – нет, требую! – от вас, так это правильно использовать PowerPoint , применяя весь ассортимент технических приемов, описанных в последней трети книги. Самый главный принцип работы с PowerPoint заключается в том, что графическим средствам нужно отводить вспомогательную роль, заостряя внимание на вас, докладчике.

Такой, казалось бы, простой призыв поменять приоритеты находит очень мало сторонников. Презентации по-прежнему определяются и приравниваются к демонстрации слайдов. Мы вновь и вновь встречаемся с подобным техническим решением на самых разных мероприятиях – от первичного размещения акций до частного финансирования, от выпуска нового товара на рынок до промышленных конференций, от собраний членов правления до рекламных презентаций; в каждом секторе бизнеса – от информационных технологий до биологических наук, от финансов до промышленности, от фармацевтики до недвижимости, от средств массовой информации до потребительских товаров. За двадцать лет работы бизнес-тренером я неоднократно был свидетелем того, что слайдам уделяют первостепенное внимание. На определенном этапе я стал испытывать даже отвращение к ним.

Почему же мы наблюдаем такую диспропорцию? Краткий экскурс в историю поможет нам ответить на этот вопрос.

Презентация как форма коммуникации возникла в стародавние времена середины XX столетия, когда сотрудники некоторых компаний начали собираться вокруг прикрепленных к рейкам лекционных плакатов, чтобы поделиться своими идеями. Лекционный плакат стал центром внимания, поскольку его могли видеть и использовать все участники встречи; кроме того, на нем документировались идеи, которые впоследствии можно было копировать и раздавать тем, кто не присутствовал на встрече. Лекционный плакат оказался настолько лучше своей недолгой предшественницы – классной доски (и ее поздней кузины – белой доски), что скоро стал излюбленным демонстрационным средством в мире бизнеса. Тогда, в первоначальном воплощении, листы лекционных плакатов выполняли две задачи – обеспечивали наглядный материал во время встречи и возможность записи, которую можно дублировать и распространять после . Эту двойственность я называю синдромом презентации-документа.

Первый же шаг юного искусства презентации – совмещение двух функций в едином инструменте (плакат) – был опрометчивым и неверным. Считалось, что две функции служат двум же целям; по сути же, они не служили ни одной. Изображение – это не документ. Изображение нужно для демонстрации (во время презентации), а документ – для информации (после презентации).

«Первородный» грех продолжил трансформироваться и мутировал вследствие технического прогресса в худшую из практик, наблюдаемую повсеместно и сейчас.

В 1960-х первое средство презентации эволюционировало всего-навсего в примитивный диаскопический проектор. Это неуклюжее устройство для проекции изображения с прозрачных листов майлара, «пленки», использовавшееся поначалу в кегельбанах, удостоилось почетного места в конференц-залах корпоративной Америки.

Однако по сути своей диаскопический проектор лишь поспособствовал дальнейшему усилению синдрома презентации-документа. Документирующая функция пленки стала связующим звеном и спасением рассредоточенных повсюду заинтересованных коллег. Любой, кто не имел возможности присутствовать на встрече, подхватывал новую мантру бизнеса: «Пришлите мне копию вашей пленки».

В 1980-х средство презентации эволюционировало до 35-миллиметровых слайдов, и демонстрации обрели более профессиональную форму. Тем не менее это новое средство все так же отягощал фактор двойственности, кроме того, к тому времени появилась возможность распечатывать слайды. Теперь никто уже не ограничивался тезисами доклада, раздаваемыми до и после выступления: появились также заблаговременные извещения, заметки для выступающего (шпаргалки), подтверждающие факты (чрезвычайно подробные данные) и указатели (размером с Библию), обеспечивающие слаженность обмена информацией между разбросанными легионами компании.

Мантру «Пришлите мне копию вашей пленки» заменила другая – «Пришлите мне копию ваших слайдов» (так происходит в большинстве компаний, за исключением, к примеру, Intel Corporation, где и сейчас, когда все презентации по всему миру выполняются на компьютерах, служащие упорно именуют слайды «пленкой»).

Презентаторы, вынужденные работать на два фронта, готовили слайды-документы, перегруженные текстами, таблицами и диаграммами. В итоге плотные, подробные таблицы поглощали все внимание аудитории. Наглядные пособия стали наглядными препятствиями.

В конце 1980-х на смену слайдоскопу с вращающимся магазином пришел персональный компьютер, а средством распространения документов стала дискета. Однако к тому времени термин «слайд» закрепился. До или после встречи по-прежнему звучало: «Пожалуйста, пришлите мне копию ваших слайдов». Средство демонстрации эволюционировало, но основная идея оставалась неизменной.

В 1990-м на арену вышла Microsoft с релизом первой версии PowerPoint для Windows, очень удачно названного программного приложения, которое позволило выступающим акцентировать важные мысли с помощью новых мощных графических средств. Однако, несмотря на продолжавшуюся эволюцию способов распространения информации – от дискет и CD к Интернету, – бизнес-мантра сохранялась: «Пришлите мне копию ваших слайдов». Под давлением острой деловой необходимости презентаторы неизменно выполняли это требование, используя одну и ту же презентацию и для демонстрации, и для рассылки, и для показа, и для рассказа.

Тем временем PowerPoint обрел широкий успех. Через три года после выхода программа стала лидером рынка и сохраняет это положение и по сей день. С каждым последующим поколением добавлялось все больше возможностей и функций, рос круг пользователей, и помимо делового мира программа получила распространение в некоммерческой сфере – в правительстве, вооруженных силах и даже в школах.

Между тем рудиментарное наследие лекционных плакатов не исчезало. Синдром презентации-документа сохранился и сейчас продолжает торжествовать над измученной аудиторией, ни одна версия не служит своей цели, и доверие к каждой версии жестко подрывается этой двойственной функциональностью.

Если вам нужен документ, создайте его, используя программу для обработки текстов. Если же вам нужна презентация, сделайте ее с помощью презентационной программы. Microsoft Office предусматривает Word для работы с документами и PowerPoint – для презентаций. И хотя оба продукта представлены в одном программном пакете, это, несомненно, разные вещи, и вместе им не сойтись . Используйте правильный инструмент для правильной работы.

Берите пример со способа подачи информации, который вы наблюдаете во всех телевизионных новостных программах. Дикторы излагают события, в то время как графические данные мелькают за их плечами просто как заголовки.

Историю рассказываете именно вы, а не ваши слайды.

Впервые силу сказанного слова мне довелось познать 8 декабря 1941 года, когда я, совсем еще ребенок, устроился вместе с мамой и папой у радиоприемника «Филко», чтобы на следующий день после внезапного удара по военной базе Перл-Харбор услышать выступление президента Франклина Делано Рузвельта – его волнующую речь о «дне несмываемого позора». Никогда не забуду заключительную фразу его обращения, его глубокий раскатистый голос: «Благодаря смелости нашей армии, благодаря безграничной решимости нашего народа мы добьемся неизбежной победы. Да поможет нам Бог!». В тот торжественный момент убедительные слова Рузвельта преодолели нашу тревогу, укрепили наш дух, вернули веру в нашу страну и наше будущее.

Позже я больше узнал о способности слов воздействовать на умы людей, когда учился на факультете ораторского искусства и драматургии в Стэнфордском университете и штудировал труды великих греческих ораторов. Затем, работая продюсером новостей и общественных программ на канале CBS в Нью-Йорке, я не раз наблюдал, какое огромное воздействие оказывают слова великих национальных лидеров – от Джона Кеннеди до Мартина Лютера Кинга-младшего.

Но полностью я осознал силу слова лишь тогда, когда ушел из СМИ и стал работать в мире бизнеса. Главное средство связи в бизнесе – презентация, и вскоре я узнал эффект ее воздействия: плохая презентация способна погубить дело на корню, хорошая – обеспечить его процветание. На заре своей деловой карьеры я имел привилегию работать над подготовкой презентации, приуроченной к первоначальному публичному предложению акций компании Cisco Systems , и стал свидетелем того, как в первый же день после презентации стоимость Cisco возросла более чем на 40 миллионов долларов.

Большим открытием для меня стало понимание того, что каждый акт коммуникации, по сути, и является первичным размещением акций. Все мы каждый день обмениваемся информацией – и вы, и я. Каждый раз при этом мы либо терпим неудачу, либо добиваемся успеха. Моя задача – помочь вам преуспевать в повседневном взаимодействии, так же как я помог Cisco успешно разместить акции на фондовом рынке, так же как я содействовал сотням корпораций вроде Microsoft и Intel , тысячам клиентов – руководителям компаний, менеджерам. Моя работа – помогать вам раз за разом убеждать свою аудиторию.

Принципы, которые обеспечили успех Cisco, восходят к классическим максимам Аристотеля. Они же были столпами ораторского искусства Авраама Линкольна, которое исцелило страну, разрываемую на части Гражданской войной. Они стали базисом горячих выступлений Мартина Лютера Кинга, возглавившего движение в защиту гражданских прав.

Они также лежат в основе ваших рекламных речей, ваших презентаций для потенциальных клиентов, ваших заявок на финансирование, прошений о продвижении по службе, просьб о повышении, призывов к действию.

Это принципы, которые помогают вам претендовать на победу!

Когда-то я жил и работал не в Силиконовой долине, а в противоположной части Калифорнии, в Голливуде. Первая половина моей профессиональной карьеры прошла в шоу-бизнесе, я был режиссером-постановщиком на канале CBS , писал в свободное время киносценарии и бульварные романы. Я участвовал в создании новостных программ, художественных фильмов, драм и мюзиклов. Я имел возможность сотрудничать с выдающимися умами этой индустрии, начиная с легендарного Майка Уоллеса. Если вы имеете представление о шоу-бизнесе, вам известно, что путь к звездам проходит через тернии, и этих терний на моем пути попадалось не в пример много. Но я познакомился со многими интересными людьми и многое узнал, в частности об искусстве рассказывать четко и убедительно.

Затем, в 1987 году, у меня состоялся разговор с моим старым другом Беном Роузеном, который тогда был одним из ведущих венчурных инвесторов в мире высоких технологий, а затем стал председателем правления директоров Compaq Computer Corporation. Этот разговор изменил мою жизнь.