Читаем Как находить два лишних часа каждый день онлайн бесплатно

Вопрос: Могу ли я на самом деле выкраивать два свободных часа каждый день или это всего лишь одна из многообещающих книг, вроде «Как есть больше и при этом сбрасывать вес» или «Как стать богатым, не прилагая к этому никаких усилий»?

Ответ: Мы, конечно, не в силах реально создать себе два часа (то есть сделать так, чтобы в сутках стало двадцать шесть часов). Но мы можем выкроить это время, перераспределив свой распорядок дня, иными словами, создать себе дополнительное воспринимаемое время.

Все очень просто:

1. Кое-что нужно перестать делать вообще.

2. С остальными делами нужно справляться быстрее.

Легко ли это? Конечно, нет, именно поэтому я и написала эту книгу. Вы скажете себе, что есть вещи, которые невозможно не делать, потому что от них зависит сама жизнь человека. Это — правда, если речь идет о дыхании и приеме пищи, но обычно эти два действия отнимают у нас не слишком много времени (по крайней мере, если вы не сидите на диете по книге «Как есть больше и при этом сбрасывать вес»). Все остальное можно перестать делать, не рискуя, что ваше имя появится в газете в колонке «Самоубийства».

Итак, вы можете экономить свое время, вообще отказавшись от некоторых дел.

Эта книга поможет вам не тратить свое время впустую. Для этого нужно:

1. Выбирать из множества дел только полезные.

2. Думать эффективнее: так, чтобы мозг максимально эффективно решал поставленные задачи.

3. Создавать себе короткие и ясные подсказки. Их число может быть безгранично. Они помогут предотвратить потерю времени не только на работе, но и в остальное время.

Тем не менее то, насколько успешно вы сможете распоряжаться вашим временем, зависит от двух факторов. Вы должны познакомиться с ними прежде, чем погрузитесь в чтение этой книги.

Техники организации времени работают только тогда, когда вы верите в них.

Они похожи на Тинкербелла из сказки «Питер Пен». Помните, как плохо становилось Тинкербеллу, когда дети переставали верить в чудеса? Нельзя сэкономить время, сомневаясь в том, что это удается. Вы должны поверить в это, быть увлечены этой идеей. Ваша жизнь может измениться только в том случае, если вы позволите ей сделать это. Если же вы думаете, что организация времени — это просто пустые слова, то все попытки лишь еще раз убедят вас в собственной правоте.

Собираясь создавать свободное время, вы должны знать, чем собираетесь его наполнить. Иначе оно вновь заполнится теми же занятиями, от которых вы избавлялись с таким трудом. Я называю это «копать яму в песке». Постарайтесь запомнить этот образ: он нам еще пригодится.

Вопрос: Кому нужна эта книга?

Ответ: Эта книга написана для тех, кто жалеет о том, что в сутках всего лишь 24 часа, то есть, по-моему, — для всех.

Вам знаком этот сценарий: вы работаете слишком много, а добиваетесь слишком малого. Вы забываете об отдыхе. Вы находитесь в постоянном напряжении. Вы больше не в силах справляться с этим. Вы умираете.

Вы работаете слишком много? В японском языке существует специальный термин для обозначения изнурительной работы, подрывающей здоровье человека: «кароши». Напишите это слово на листке бумаги и прикрепите на видном месте. Прекрасно, что у вас есть работа, но если вы будете работать слишком много, вы разрушите свое здоровье и всю свою жизнь.

А вы не изнуряете себя излишней работой? Вы хотите испустить дух над ксероксом, заменяя очередной картридж? Или предпочли бы умереть в своем загородном доме в возрасте ста лет, окруженные родными и друзьями? Забыть о том, что помимо работы существует еще и жизнь — самый верный способ неправильно распределять свое время.

Итак, мне удалось вас убедить?

Вы готовы поверить в чудеса? Тогда теперь самое время двинуться вперед.

Для начала давайте наметим основные моменты изменения вашего распорядка дня, которое вы решились произвести с помощью этой книги. Вот в чем оно будет состоять:

• Вы должны будете определить свои жизненные цели.

• Затем от них нужно будет перейти к определению менее значительных ежедневных задач.

• Вы должны будете спланировать то, как вы собираетесь использовать сэкономленное время.

• Вы тщательно рассмотрите то, как проводите свое время, и определите, нет ли в вашем распорядке дня таких дел, от которых можно отказаться.

• Вы увидите, как использовать время более эффективно, делая то, что вы хотите или должны сделать. Чтобы достигнуть этого, вы ознакомитесь с теориями эффективной мозговой деятельности и преодоления стресса, а также овладеете такими навыками, как уверенность в себе и умение правильно вести переговоры, научитесь хранить данные и грамотно работать с информационными технологиями.

Итак, вот мои десять правил, которые помогут вам максимально эффективно использовать свое время:

1. Определите свои цели.

Чтобы понять, на какие дела стоит тратить свое время, а на какие — нет, нужно определить цели вашей жизни. Иначе все попытки правильно организовать свое время будут сродни попыткам спланировать путешествие, не зная, куда вы собираетесь ехать.

2. Измените ваш образ мыслей.

Важным фактором успеха является внутренний диалог, который вы ведете сами с собой. Вы должны думать ясно, спокойно и конкретно. Постарайтесь избегать негативных эмоций, стресса и беспокойства. Позвольте своему мозгу работать эффективно.

3. Перейдите от жалоб к действиям.

Я не хочу даже пытаться сосчитать, сколько часов в неделю вы тратите на бесполезные жалобы, потому что знаю, насколько ужасающим окажется результат. Особенно обидно, что по большей части ваши жалобы касаются того, как сильно вы загружены работой.

4. Научитесь говорить «нет».

Когда-то в прошлом вы согласились взвалить на себя эту лишнюю работу. Вы могли бы отказаться, но предпочли мучить себя. Научитесь пересматривать свои решения. Будьте уверенны в себе.

5. Делайте перерывы в работе.

Вы работаете в обеденный перерыв — а, собственно, зачем? Чтобы раньше уйти с работы? Кого вы обманываете? Прекратите работать, выйдите на улицу, подышите воздухом. Потратьте это время на то, чтобы обдумать уже сделанную работу и набраться энергии для той, которая еще предстоит.

6. Сфокусируйте внимание.

Научитесь концентрироваться на работе здесь и сейчас.

7. Будьте аккуратны.

Вы собираетесь вести сбалансированный образ жизни. Вы должны будете научиться постоянно следить за чистотой своего рабочего места, но при этом дома не перегружать себя работой.

8. Боритесь с Убийцами Времени на работе.

Например, с собраниями. Для того кто хочет эффективно распоряжаться своим временем, собрания — главный враг. Они съедают ваш день, и вы уже не помните о своих прямых обязанностях. Научитесь контролировать эти и другие Губители времени.

9. Выражайте свои мысли ясно.

Говорите так, чтобы люди понимали вас правильно. Болтовня не по делу, использование в речи жаргонных выражений и неясных намеков, отклонение от темы — привычки, отнимающие массу времени. Научите и других быть короче в общении с вами. Ясное общение ведет к пониманию, а оно, в свою очередь, — к хорошим результатам.

10. Будьте веселы.

Шутка — гимнастика для ума. Она помогает сохранить его в форме. А беспокойство — растрачивание работы мозга впустую. И запомните: если вы не веселы, это еще не повод для беспокойства!

Эта книга написана в соответствии с четырьмя основными «состояниями времени» человека. На случай, если вы очень заняты, имеется ряд советов, который вы можете едва пробежать глазами и выбрать те, которые кажутся вам наиболее подходящими. Первый раздел этой книги посвящен техникам, способным изменить вашу жизнь, таким, как линейное мышление, преодоление стресса и эффективные способы обучения. Затем следует раздел, касающийся техник, которым можно научиться, например краткого общения и эффективного использования компьютера. Он поможет вам спланировать долгосрочные дела. Третий раздел дает советы и предлагает техники для вашей личной, домашней жизни, того времени, которое вы проводите вне работы.

(Или почему информационные технологии и техника, созданная для экономии нашего времени, ускоряют медленную работу, но не освобождают наше время вопреки обещаниям рекламы.)

Одна из задач этой книги — сделать информационные технологии нашим помощником. Я думаю, что в целом они являются Губителями Времени. Мне кажется, что они съедают больше времени, чем экономят. Вы, конечно, можете попробовать доказать обратное.

Вопрос организации должен стать проблемой организации досуга, то есть того, как мы должны распоряжаться всем нашим свободным временем. Господь Бог (известный также под именем Билла Гейтса) даровал нам технологии, чтобы мы могли радикально сократить продолжительность рабочего дня, но вместо этого мы продолжаем работать слишком много и производить слишком мало. Почему?

Есть четыре причины:

1. Депрессия после увольнения.

Как пережившие ядерную войну, люди, когда-либо уволенные с работы, постоянно с беспокойством всматриваются в свое призрачное будущее. Никто не в состоянии забыть кошмар «сокращения штатов» и несправедливости по отношению к ним. И вот вы перестаете считать, что ваш труд должен быть вознагражден. Постепенно это приводит к стремлению выслужиться,

2. Стремление выслужиться.

Под этим выражением я понимаю все ваши попытки завоевать расположение начальника, пригвоздив себя к рабочему месту. Помните, что первым с работы выгонят труса.

3. Фактор популярности.

Вы соглашаетесь на дополнительную работу потому, что хотите нравиться начальству.

4. Копание ямы в песке.

Вы страдаете от синдрома, который я уже определила как «копание ямы в песке». Выкапывая яму с помощью информационных технологий, вы тут же наполняете ее новой работой. Теперь я предлагаю вам ознакомиться с дальнейшими деталями.

Культ «Ямы в песке»

Вы когда-нибудь пробовали выкопать ямку в мягком сыпучем песке на пляже? Чем больше вы копаете, тем больше песка осыпается вниз и вновь наполняет ямку. Чем быстрее вы копаете, тем быстрее осыпается песок. Ваши родители, вероятно, смеялись до упада, видя, что вы не понимаете, почему ямка не становится больше. Между тем, вы приходили в бешенство и наконец принимались плакать. Возможно, это было ваше первое знакомство со стрессом, связанным с работой.

Информационные технологии создают именно такие ямы в песке. Они ускоряют работу и создают зазоры в вашем времени. Но эти зазоры тут же наполняются еще большим количеством работы, и в конце концов вы приходите в бешенство, оставаясь на том же месте, с которого и начинали.

Электронная почта — отличный образец ямы в песке. Вы пользуетесь ей, чтобы затрачивать меньше времени на переписку. Однако с ускорением и упрощением этого вида связи в него втягивается все больше людей. И вот уже то время, которое вы экономите на рассылке писем, уходит у вас на прочтение всех сообщений, которые прислали вам самые разные люди.

Культ соревновательного бизнеса

В современном бизнесе выживают самые быстрые. Мы становимся заняты, затем еще более заняты, и вот мы уже не можем остановиться. Каждую минуту своего времени приходится наполнять делами. Даже в выходные и праздники. Промежутки свободного времени в нашей жизни постепенно сокращаются, и вскоре это становится невыносимым.

Культ многофункциональности

Мы восхищаемся людьми, способными выполнять сразу много задач. Когда мы говорим, что женщина «добилась всего», мы обычно имеем в виду, что она стремительно поднимается по служебной лестнице, воспитывая при этом десятерых детей и готовя домашний майонез.

Культ общества лентяев

Общество лентяев — поколение, которое относилось к работе как к неизбежному злу и почитало отдых и длительные перерывы, — исчезло. Наша сегодняшняя жизнь — это постоянный час пик с его всплеском адреналина. Мы хотим замедлить темп или остановиться, но это желание становится все более и более невыполнимым.

Культ страха перед потерянным временем

Разве культ сбалансированного равновесия между жизнью и работой куда-то исчез? Весь мой опыт подсказывает, что нет. Это всего лишь химера, появившаяся оттого, что теория разошлась с практикой, так же как и в случае с «политикой открытых дверей». Почему? Конечно, перспектива проводить больше времени дома за счет сокращения рабочего времени весьма заманчива, но в действительности во многих компаниях это оборачивается только грузом вины, ложащимся на плечи сотрудников. Начальники забывают о том, что ответственность за соблюдение этого равновесия ложится на них, и перекладывают ее на плечи подчиненных. И тогда вы должны сами устраивать свою жизнь так же, как и управлять своими эмоциями. Однако некоторые компании поняли этот принцип правильно: когда британское отделение «Майкрософт» провело среди своих служащих опрос, выяснилось, что шесть человек из десяти предпочитали короткий рабочий день большой заработной плате. Счастье человека не в деньгах, а в том, как мы проводим свое время.

Культ трудоголика

Мученик-трудоголик обрадуется, узнав, что эффективность работы не зависит от потраченного на нее времени. Остаться на работе во внеурочное время вовсе не значит сделать больше. Исследования, проведенные в 1960-х годах, убедительно доказали, что менее чем через четыре недели дополнительной работы во внеурочное время количество произведенного продукта снижается до той же отметки, что и при стандартном рабочем дне.

Сейчас и в будущем вам потребуется создать время для того, чтобы остановиться и подумать.

Вы никогда не сможете улучшить организацию своего времени, если считаете, что совершаете последний рывок. Ведь любое изменение образа жизни только отнимает время. Оно включает в себя:

• принятие на себя ответственности;

• глобальные обязательства;

• расширение сферы своих полномочий;

• более быстрый темп жизни.