Читаем Искусство презентации. Основные правила и практические рекомендации онлайн бесплатно

В XXI веке, когда восприятие людей изменилось и тяготеет скорее к образному, чем логическому мышлению, без использования различных мультимедиаэффектов не обойтись. Именно эти возможности и предоставляют нам различные программы для создания презентаций. Эта книга предназначена как для читателей, которые только начинают свой путь в создании презентаций, так и для тех, кто уже имеет определенный опыт и хотел бы в дальнейшем совершенствоваться в данном направлении.

Она посвящена различным видам презентаций и тому набору знаний, который необходим для их создания и проведения: показано, какие есть виды презентаций, как расположить текст, графику на слайде, как эффективно провести презентацию. Следуя основным правилам и рекомендациям, предложенным в книге, можно создать презентации, которые достигнут своей цели, будь то привлечение инвестиций в компанию, предложение выхода из сложившейся ситуации, увеличение количества покупателей и т. п.

В книге объясняется, как подготовить себя к выступлению, акцентировать внимание зрителей на самых важных моментах выступления, как добиться того, чтобы зрители после презентации осуществили необходимые вам действия.

Автором систематизирован и собран разрозненный материал о том, как эффективно оформить слайд из имеющейся у вас информации и представить данный материал аудитории.

Согласно толковому словарю Ефремовой [1]: презентация – от слова презент (подарок, подношение) – публичное представление чего-л. нового, недавно появившегося, созданного (книги, журнала, организации и т. п.).

По мнению Ребрика [2], презентация – это конкретный призыв, обращенный к конкретным людям. Хорошая презентация – это всегда баланс между направленностью на информирование и направленностью на вызов желаемых поведенческих реакций.

Слово это заимствованное. В русском языке наиболее близким значением по смыслу является: публичное выступление.

Основной целью презентации является влияние на поведение слушателей. То есть побуждение их к действиям, которые необходимы, выгодны выступающему. В борьбе за внимание слушателей используются различные как технические и технологические, так и психологические приемы. Поэтому приведенные выше определения преобразуем в следующее:

презентация – это одна из информационных технологий[1], которые используются для предоставления информации потребителям, обращенная к конкретным людям и направленная на вызов желаемых поведенческих реакций.

Одной из первых форм презентации был обыкновенный доклад, сопровождаемый плакатами, изготовленными на ватманской бумаге, на которых были представлены различные таблицы и графики.

Позже с развитием электронных средств появилась возможность основные моменты доклада, графики и таблицы поместить на 35-миллиметровые пленки и показывать их с помощью проектора или, используя прозрачные пленки, представлять их с помощью кодоскопа.

Внедрение современных технологий во все области жизни и бизнеса привело к быстрому и значительному изменению способов подачи информации и способов, повышающих эффективность восприятия информации. Появились полноцветные книги, интерактивные словари и энциклопедии, электронное тестирование, мультимедиапрезентации. Дальнейшее развитие техники привело к тому, что предоставление информации слушателю стало возможным как с помощью докладчика, так и без его участия. Стало возможным применять в презентациях и различные переходы, анимационные эффекты. Преимущество данных презентаций заключается в том, что они позволяют сделать сообщение понятнее и проще для восприятия. Для достижения этой цели используются графика, форма, цвет, звук и др. – одним словом, средства мультимедиа [3]. Современные презентации проводятся с использованием компьютерной техники.

Результаты научных исследований подтвердили тот факт, что наглядность подачи материала и использование цвета при презентации значительно увеличивают объем понятной и запомненной аудиторией информации, а мультимедийные эффекты усиливают воздействие на слушателей, убеждая их согласиться с докладчиком.

Таким образом презентация – это и рекламный блок с рассказом о новой технологии, и шоу на выставочном стенде, и видеоролик, демонстрируемый в новом салоне, и содержание CD-визитки и даже выступление политического лидера [25].

В мире каждый день происходит огромное число презентаций. К ним относятся презентации новых компаний, продуктов, различных программ (культурных, социальных, предвыборных) и т. д. На сегодняшний день презентации являются наиболее востребованным продуктом.

В настоящее время существует несколько классификаций презентаций. Н.И. Дворко делит их следующим образом [30]:

Торговые мобильные мультимедийные презентации, предназначенные для использования торговыми агентами при заключении сделок. Позволяют за короткое время предоставить всю информацию о товаре и тем самым значительно сократить время на заключение сделки.

Маркетинговые презентации, содержащие основные сведения о приоритетных направлениях деятельности компании и продукции, которую она выпускает. Это телевизионная реклама. В одной презентации объединяется графика, анимация, видео и звук. Они предназначены для широкой аудитории и проводятся либо на выставках-ярмарках, либо непосредственно в офисе клиента.

Обучающие презентации, предназначенные для помощи преподавателю и позволяющие удобно и наглядно представить учебный материал. При их использовании самые сложные темы можно преподнести так, что учащиеся будут усваивать материал без труда и с интересом.

Если презентации делить по способу предоставления информации, то это деление будет выглядеть следующим образом:

линейные;

нелинейные;

циклические;

смешанные.

Остановимся на последнем делении презентаций и рассмотрим особенности каждого типа в отдельности, а также рассмотрим, какие факторы в рамках этих презентаций влияют на успех.

Линейные презентации.

Особенностью данной презентации является то, что ею управляет докладчик и последовательность кадров жестко определена.

В линейной презентации слайды сменяют друг друга по команде выступающего (по щелчку), иногда это происходит быстро, иногда медленно, все зависит от докладчика.

Такие презентации встречаются чаще всего на конференциях по какой-либо тематике, собраниях акционеров и т. д. Основная информация доклада содержится в речи докладчика, и лишь иногда, в качестве иллюстрации своих слов, он обращается к содержимому кадра на экране. Кадры при этом сменяют друг друга по его команде. Порой докладчик зачитывает какие-либо данные с экрана, а порой просто обращает внимание слушателей на тот или иной график, таблицу и т. д. [3].

В зависимости от сферы применения линейных презентаций они делятся на [2]:

1. Управленческие – различные предложения по дальнейшему развитию компании, результаты управления, новые идеи, проекты;

2. Коммерческие – предложение новых продуктов компаний (они возможны и в циклической форме);

3. Научные – представляются (учеными) научные идеи для привлечения ресурсов на исследования;

4. Рекламные (в т. ч. паблик рилейшнз) – продвигаются новые стратегии компаний и новые бренды, представляются культурные и социальные программы для поиска дополнительного финансирования и поддержки.

5. Общественно-политические – выступление с различными избирательными программами, пресс-конференции, «круглые столы».

Презентации данного типа удобно создавать в MS PowerPoint. Однако создание с помощью любой другой программы тоже не составит труда.

Нелинейные презентации.

Нелинейная презентация реализуется в рамках некоторой информационной компьютерной среды (например, Интернет, локальная сеть и т. д.). В отличие от линейных презентаций в нелинейных презентациях последовательность подачи материала не определена. Докладчик в этом случае отсутствует и зритель сам выбирает, что ему интересно. Поэтому необходимо предусмотреть систему навигации, так как в данном случае отдельных кадров может и не быть: вместо них появятся области экрана, в которые загрузится вызванная пользователем информация, например разновидность товара. Система навигации должна быть интуитивно понятна любому пользователю. Внутренняя структура такой презентации гораздо сложнее.

Данные презентации готовятся для CD-визиток (представление фирмы), расширенного каталога фирмы, систем оплаты товаров и услуг (например, оплата за мобильные телефоны через удаленные терминалы).

Подобные презентации можно создавать как в традиционной для данной области программе MS PowerPoint, так и в Macromedia Flash, Macromedia Director или в любом HTML-редакторе.

Циклические презентации.

Кроме описанных вариантов существует третий вариант презентаций – презентация-видеоролик [3], или циклическая презентация (например, телевизионная реклама).

В данном случае ни о каком управлении последовательностью кадров речи не идет: ролик просто «крутится» независимо от оператора.

Это может быть либо «настоящее» видео, отснятое на камеру и смонтированное, а может быть просто циклический ролик любого (из описанных выше) типа презентаций. Почти аналогичным образом устроены ролики для световых панно, реклама на телевидении.

При создании циклической презентации используются разнообразные технические средства (видеокамеры, видеомагнитофоны, аудиооборудование и т. д.) и компьютерные программы (MS PowerPoint, Macromedia Flash, Macromedia Director, программы для видеомонтажа).

Смешанные презентации.

Особняком стоят смешанные презентации, например, предназначенные для выставок, а также сайтов сети Интернет. Здесь могут встречаться почти все возможные виды презентаций [3].

Большое количество сайтов сети Интернет сегодня представляют собой смешанную презентацию, в которую входят как нелинейные, так и циклические презентации в различных вариантах.

Встречаются варианты выставочных презентаций, когда заинтересовавшийся посетитель может выбрать для себя «путь просмотра». На выставочных докладах и семинарах используется слайд-шоу.

Для создания смешанных презентаций используется тот же инструментарий, что и для других презентаций.

Итак, презентации бывают в виде:

линейных презентаций, в виде линейной последовательности слайдов;

нелинейных презентаций, в виде разветвленной структуры вроде гипертекста;

циклических презентаций, в виде видеоролика, слайд-шоу;

выставочных (смешанных) презентаций.

В настоящее время для создания презентаций используется целый ряд аппаратных и программных средств. Наиболее универсальная программа для создания презентаций – MS PowerPoint. Она позволяет создавать как линейные, так и разветвленные презентации с гиперссылками, подключать звук, видео и различные виды графики.

Перед тем как начать создавать презентацию, нужно четко представить:

1. Зачем делается данная презентация. Определите главную цель презентации.

2. Для кого делается презентация. Кого вы хотите убедить? Узнайте как можно больше информации о своих слушателях. Их профессию, их возраст, насколько они хорошо знакомы с темой и т. д.

Так Джерри Вайсман [4] говорит: «Вы можете сделать презентацию эффективной только тогда, когда знаете свою аудиторию: интересы слушателей, их проблемы, приверженности, мечты. Это означает, что надо проделать некоторую домашнюю работу. Если вы занимаетесь сбытом, вам обязательно нужно время, чтобы получше узнать ваших покупателей: как и почему они могли бы пользоваться вашим продуктом, их финансовые проблемы, их конкурентоспособность и как ваш продукт мог бы помочь им достичь своих личных или профессиональных целей».

3. Сформулировать цель-максимум и цели-минимум.

4. Каков будет вид презентации.

5. Сколько времени у вас уйдет (отведено) на выступление?

6. В каком качестве вы выступаете на презентации (презентатора, постановщика или того и другого, или при представлении презентации не предполагается ваше участие).

7. Условия демонстрации:

Какое техническое средство лучше всего использовать или каким средством располагают устроители мероприятия (характеристики проектора)?

При демонстрации нередко используют размер экрана с соотношением сторон 16x9 (обычно 4x3), при котором изображение сильно вытянуто по горизонтали, подобно киноэкрану. Соотношение сторон экрана в данном случае соответствует некоторым стандартам телевидения высокой четкости (HDTV).

Где, в каком помещении она будет происходить и в какое время суток? Узнайте его особенности.

Необходимо внимательно осмотреть зал на предмет его затенения и лучше всего просмотреть презентации, ранее проходящие в этом зале.

К кому обращаться в случае неполадок и т. д. и т. п.

8. Как заставить (мотивировать) слушателей сделать необходимые для вас действия (реализация проекта, назначение на определенную должность, вложение денег и т. д. и т. п.). Т. е., чтобы их желание (при его возникновении) перешло в действие.

Ведь по Вайсману: «подавляющее большинство презентаций всего лишь передают информацию, но не убеждают… такие презентации – односторонний поток информации, направленный на пассивную аудиторию, а не взаимное общение с особым упором на взаимность».

9. Какое количество времени нужно для принятия представляемого решения. То есть это касается и того, сколько времени будет действовать данное предложение, и того, сколько времени потребуется руководству для принятия данного решения.

10. Кто будет управлять подачей материала. Должен ли оператор (если он есть) или зритель иметь возможность выбора информации.

Одно дело, если готовится материал для собственного доклада, и совсем другое – если презентацию будут демонстрировать, например, девушки на выставочном стенде. Общий принцип сводится тут к известному закону: «Если неприятность может произойти, то она обязательно произойдет» [3].

Однако надо помнить, что при создании презентации следует сделать все кадры совершенно понятными и не требующими дополнительных разъяснений, а систему навигации (если она есть) – очевидной.

Разработка структуры презентации – очень важный этап и подойти к нему нужно ответственно. Структура определяется содержанием презентации, включает всю информацию, которую вы хотите донести до аудитории. Прежде чем приступить к созданию презентации, важно собрать как можно больше информации по предыдущим пунктам, описанным выше, особенно об аудитории, которой она адресована. Создавать презентацию нужно так, чтобы она выражала те идеи, которые нужно озвучить, и в то же время была рассчитана именно на ту аудиторию, которая желает ее услышать.